日比谷国際ビル コンファレンス スクエア

施設運営・マネジメントの特徴

官公庁案件の大量誘致を成功させたONLINE特化の会場企画

官公庁案件誘致のポイント

霞が関エリアに隣接する当施設は、開業前から、その立地の良さから行政系のイベントでの利用が多く見込まれると想定していました。「日比谷国際ビル」そのものが、すでに周辺の省庁の皆さまにもよく知られているビルであり、コンファレンスの名前を見るだけで「あのビルに会議室ができたんだ」とお分かりいただけます。

当社では再開発の物件にコンファレンスを開業することが多く、ビルの名称と立地を認知いただくことがスタートとなるため、すでに認知度の高いビルで開業できることは、今までにない大きな強みでした。

また、2019年に開業する前の設備設計段階より、近い将来にイベント時の大容量通信環境が必須になることを想定し、高速インターネット回線「NURO」を導入。「ONLINEイベントに強い会場」として開業しました。

その結果、開業後はコロナ禍の状況も重なり、当初の想定を遥かに上回るONLINEイベントのお問い合わせを各省庁からいただき、特に厚生労働省様には多数のご利用をいただきました。

厚労省様の利用が特に多かったのは、コロナ禍以前は省内の会議室でリアル開催されていた大人数が集まる審議会・研究会を、ONLINEとリアルのハイブリッド形式で開催する必要が生じ、さらにその会議の様子を傍聴者向けにYouTube配信することを望まれていたからです。

当時、厚生労働省様の案件を誘致できたポイントとしては、以下の3点を当施設で適えることができたことが挙げられます。

現在も当施設にて、このハイブリッド会議＋YouTube配信というパッケージプランは、継続してご利用いただいています。審議会には全国から専門家の参加があること、傍聴者も全国にいることから、このようなハイブリッド会議のスタイルは、今後も続いていくものと考えています。

部署移動の多さへの積極的なフォロー

継続的なご利用に繋げるための当社の工夫として、省庁特有の部署異動の多さへの積極的なフォローの仕組みを構築しています。具体的には、省庁では各部署の担当者が、1～2年ほどの短いスパンで異動されます。そのため年度末には、各ご担当者様に、当社から次年度の体制について様子をお伺いし、異動があれば現担当者から新担当者への引き継ぎの際に訪問して、配信パッケージプランのご案内や、今後の年間スケジュールのお伺いなどを実施しています。

省庁の職員の皆さまは大変多忙であり、短いスパンで異動があるからこそ、前任の担当者様から「この審議会のハイブリッド会議については、インフィールドさんに聞けば大丈夫」というご紹介をいただくことが、何よりの営業活動となります。そのため、当社では、その築いた信頼関係を大切に育み、安心して頼っていただけるような運営体制の継続を目指しています。

コロナ禍を乗り越えるため、全社員の技術提案力を向上させる研修を内製化

ONLINE配信イベントを誘致する上での強み

前述の通り、コロナ禍に入る前から大容量のONLINE会議にも対応できる通信環境を備えており、多くのONLINE配信イベントを誘致できた当施設では、小部屋以外の全部屋に整備していた高速インターネット回線NUROに追加して、バックアップ回線としてUCOM光の単独回線を設置。

これにより、さらに盤石なインターネット環境が整い、著名人が出演して何万人もの視聴者がいるようなONLINEイベントや、e-sportsの大会にもご利用いただくなど、実績を積み重ねていくことができました。

例えば、お菓子メーカー様主催のプレス向け新商品発表会イベントでは、プレス向けはZoom配信、一般消費者向けはFacebookライブ配信と、異なる配信フォーマットを使い分けてイベントを成功に導きました。

当施設を選定された理由としては、インターネット環境の盤石さに加えて、一般消費者向けの配信も兼ねていたので、当施設の特徴的なデザイン、アート壁画、木フローリング、スケルトン天井というカジュアルな設えや木製のスツール、L字型のカラフルな椅子など、おしゃれな家具がイベントの内容にマッチするいうことでした。

このような、ONLINE配信の「画」の差別化、「ただの白い壁」を背景にしたくない、画にオリジナリティを出したい、というニーズに対しても、当施設は強みを発揮しています。

また、「ONLINEイベントに強い会場」として求められる機材を購入し、当施設スタッフの配信知識の向上についても、当社全スタッフの技術力向上のための研修を実施。Zoom、Teamsなどの各種プラットフォームの使い方、配信機材との接続方法などの実技も踏まえた研修は、何度も開催されています。その講師役は、インフィールド社内で、コロナ禍で速やかに新たな事業部として立ち上げた、「ONLINE配信サポート事業部」の社員が担いました。

利用者のニーズに合わせたONLINE配信の対応

営業面では、施設WEBサイトに「ONLINE配信ページ」を新たに制作して、ONLINEイベントの訴求につなげました。ページの冒頭には「5つの安心ポイント」として、大切なONLINEイベントをしっかりサポートできる体制が整備されていることを説明したり、「開催までの流れ」や「よくあるご質問」の項目も設け、定型的な内容ではなく、配信プラン内容の詳細を分かりやすくご理解いただけるように工夫を凝らしました。

そのほか、レンタルすると高額になりがちなONLINE機材に対し、施設保有の機材をリーズナブルに利用できる料金プランを設定したり、配信機材の構成を、シンプルで分かりやすいイメージ図を作成し、お客様が一番重要視している実際に配信される「画」がどのように映るのかも画像付きで説明するなど、ご利用者様目線で、コストパフォーマンス良く、分かりやすくご案内できるようにしました。

施設保有の機材でリーズナブルに配信したり、プロの配信業者と連携してハイレベルな配信にしたりと、ケースバイケースで施設スタッフがしっかりと対応できることで、顧客満足度の向上にもつながっています。

今後は、ONLINEのみを取り扱うイベントは少なくなる一方で、前述の厚労省様のように、リアルなイベントとONLINEを組み合わせた「ハイブリッドイベント」は一定数の需要が継続すると考えています。現在までの経験と実績を生かして、今後も多様化するイベントへ対応できる環境を整備していきたいと思います。

実施イベント

運営チームからのメッセージ

日比谷国際ビル コンファレンス スクエア
チーフマネージャー 五道 祥子

リノベーション案件は当社初の試みで、築年数40年以上、天高も低く、会場全体にアーティストによる壁画を配置するというある主実験的な仕掛けもあり、お客様に果たして受け入れてもらえるのか、完成形がイメージしにくい中で企画が進んでいました。

しかし、リノベーションされた会場を目の当たりにした時、フォーマルとカジュアルの異なる洗練されたデザインや遊び心のある空間設計に胸が高鳴りました。また、築年数を感じさせないどころか、コロナ禍を見据えたかのような通信設備やカジュアルデザインの会議室は、結果として先見性の高い企画となりました。

「会議室という固いイメージを払拭し、アートと融合した会場」として、新たな魅力溢れる会場に生まれ変わりました。「人が集まる」ことの重要性が再認識された今だからこそ、スムーズなONLINE配信を強力にサポートしつつ、自然とコミュニケーションが生まれるような会場づくり・お客様の気持ちに寄り添う運営をこれからも続けていきます。

インフィールドは独自の人材戦略により、

高いスキルと情熱を兼ね備えた社員を育成しています

ホール・会議室の収益化には、高いホスピタリティと専門知識を持ったチームが不可欠です。インフィールドは、そんなチーム作りを全社的に取り組んでいます。

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