御茶ノ水トライエッジカンファレンス

OCHANOMIZU TRY EDGE CONFERENCE

#研修特化
#事務局代行
#宿泊手配

施設・プロジェクト概要

「トライエッジ御茶ノ水」は国内外で著名な建築家である丹下健三氏が設計した、数少ないオフィスビルのひとつです。

その11階に位置する、研修特化型会議室「御茶ノ水トライエッジカンファレンス」。4部屋の会議室と、中央に来場者がくつろげるラウンジを配置した、シンプルでコンパクトな構成。きめ細かいサービスで高いリピート率を誇り、多くの企業研修が日々実施されています。

ビル概要

所在地	〒101-0062 東京都千代田区神田駿河台4-2-5 御茶ノ水NKビル（トライエッジ御茶ノ水）
アクセス	JR総武線・中央線「御茶ノ水」駅徒歩3分
敷地面積	約2,000㎡
延床面積	約1万6,000m²
規模	地上17階、地下2階、高さ71m
開業	2006年2月

施設概要

用途	コンファレンス
部屋数	全4室
面積	約110㎡
天井高	2.7m
収容人数	最大約300名（各部屋40名～64名）
開業	2016年3月

施設図面

施設企画・コンサルティングの特徴

自己投資物件への挑戦と企業研修に特化した商品企画

プロジェクトの背景

「果たして我々は運営受託という業務の枠組みだけで、本当にビルオーナーに寄り添った提案ができているのだろうか？」

2015年、当社初の自己投資物件となった御茶ノ水トライエッジカンファレンスは、私たちのそんな疑問からスタートしたプロジェクトです。

当時のインフィールドは、リスクを取った投資をせず、運営受託のみに特化していました。しかし、巨大な再開発プロジェクトを推進する中で、当社を信じ、施設の企画運営を任せてくださるビルオーナーに対して、さらなる付加価値を提供していきたいと考えました。そのためには、私たち自身が小規模でもビルオーナー同様に投資を行い、物件選定、商品企画、設計調整、建築VE・CD、営業・運営の、全ての責任を自分たちで背負いプロジェクトを成功させる経験値が必要ではないか、と考えました。

ちょうど会社の体制が変わり、本社移転の必要もあり、複数の物件を見学する中で立地・スペックなどがマッチする空間に出会えた幸運にも恵まれ、トライエッジの商品企画が始まりました。

プランニング

ビルの立地、駅アクセス、ランドマーク性、天高、1室当たりの最大面積、搬入条件など、ビル自体の変えられないスペックから、本施設は「企業研修に特化した部屋構成」という商品企画の方針としました。

600㎡というコンパクトなプレートの中で、収益の最大化と商品力向上を両立させるために、来場者のくつろぎ空間と受付スペースを最大効率で捻出できるようにあえて共有ラウンジをプレート中央に配置。

同サイズ・同スペックの会議室4室を配置し、イベント予約の入り方によって予約の入れ替えができる柔軟性を持たせたことで、長期間・連日利用の多い企業研修をより効率的に受注できる仕組みも取り入れました。

都市開発からブランディングまで幅広いデザイン領域を手掛ける株式会社ドラフト様と出会ったのもこの企画でした。メインデザイナーに代表の山下泰樹氏を迎え、今までの会議室の常識を覆す特別な空間をどう実現するか、という議論を重ねました。

ラウンジは、フォーマルにもカジュアルに使いやすい落ち着いた上質なデザインとして、構造上必要がない2本の柱を立てることで、各会議室のテリトリーを緩く意識させています。

特注受付カウンターの背後にはニッチ棚を設け、イベント開催時の受付や休憩時のケータリング置き場として活用し、その裏側にあたる会議室は雑多になりやすいゴミ箱を壁面埋め込みとしました。

会議室内正面はステージ状の下がり天井を配置し参加者や講師の集中力を高める設計としました。

研修向け会議室はシンプルな意匠になりがちな中で、ドラフト様の提案は利用者の気持ちに寄り添いつつも遊び心と新しさに溢れた、素晴らしい内容でした。素晴らしいデザインを提案してくれたドラフト様とのパートナーシップは、後に開業する渋谷と四谷に続き、さらにその先に企画される物件も含め、10年以上に渡るつながりに広がっていきます。

工事コストコントロールと事業収支計画

小規模物件とはいえ、1億円を超えるプロジェクトのため、工事費を抑えるVE・CD、そのための工事定例での議論、設計者と施工者間の調整、事業収支計画の精査など、通常の運営委託業務では踏み込まない領域に対して、完全なる当事者として対峙し、チームをマネジメントしていきました。

度重なるコスト調整や設計変更を経て、プロジェクトはなんとか事業収支の中に収めることができました。このチャレンジと経験は、当初の目論見通り、ビルオーナーに対する当社の提案の奥行きをさらに広げる強力な武器となっています。私たちもさらにリスクを取った提案が行えるようになり、その投資規模は2倍、3倍、5倍、10倍と、大きくなっています。

施設運営・マネジメントの特徴

研修特化会場としてさらに踏み込んだサービス「事務局代行業務」

多数の企業研修を誘致

御茶ノ水トライエッジカンファレンスは、小規模ながらそのデザイン性や研修特化の商品企画が顧客の心を掴み、開業直後から多くのお問い合わせをいただくことに成功しました。

利用用途の多くは企画の狙い通り、年間200件以上に及ぶ「研修」です。年に何度も、しかも連日ご利用いただくことも珍しくありません。そのためスタッフは常に「次回も今日以上に快適にご利用いただけるように」ということを念頭に小規模会場ならではの手厚いサービスを心がけています。

企画時に作成した向こう15年間の事業収支も、コロナ禍が始まる前年の2019年度まで4年連続で目標数字を達成し、企画から運営までを一貫してプランニングできる強みを改めて自分たちでも実感できたプロジェクトとなりました。

事務局代行業務の依頼

企業研修に特化した会場運営が軌道に乗る中、開業からちょうど1年後、日々の高いサービスクオリティが認められ、本来は業務範囲外である「研修の事務局代行業務を任せられないか？」という打診を大手研修企業から受けました。

具体的には、「テキスト印刷」「名札・座席表の作成」「ケータリングの選定・手配」「講師手配」「セッティング、準備物配置」「当日の受付業務」など研修に必要不可欠な事務業務もまるごと任せられないかというご相談でした。

年間200本以上の大型研修の事務局を一手に引き受けるというのは、当社としても初の試みでしたが、業務の洗い出し、与件整理、マニュアル化、オペレーショントレーニング等をクライアントと一年かけて整備し、それに対応できるスタッフの内部育成を実施しました。

全国で研修が実施されるため、地方開催のコースでは会場手配だけでなく出張対応まで行なっております。主催者様からも「きめ細やかな作業を正確かつ迅速に対応してくれる」「依頼もしてないのに資料の在庫が減るとリマインドしてくれる」「いつも笑顔で接してくれる」「インフィールドの事務局代行なしでは円滑な研修実施は今や考えられない」といった評価をいただいてます。

事務関係の作業に気を取られることなく、セミナー企画や集客といった本来の業務に集中できる環境を整えたことで、開業から10年が経つ現在でも末永くお付き合いをさせていただいてます。

研修の宿泊手配をするための旅行業への対応

旅行業の資格者保有者は現在6名

研修特化型会場として、事務局代行に加えて、さらなる顧客へのトータル・ワンストップな提案を模索していました。そんな中、春秋の研修シーズンに多数の宿泊研修の引合いを受けていた背景があり、宿泊手配まで担うというアイデアが生まれました。

遠方から招待した講師やゲスト、長期研修時の参加者など、研修では宿泊を伴うことも珍しくありません。当施設ご利用のお客様からも「宿泊先の代理手配ができないか」というご要望があったのですが、宿泊先を手配するためには国家資格である旅行業取扱管理者の資格を取り、行政に届けを出し、認可を受ける必要がありました。お客様からの声に応えるため、現在では6名の資格保有者がおります。

主催者様にとっては、大人数の宿泊手配は研修準備の中でも大変な作業です。そうした負担を軽減できればという思いから、近隣ホテルと提携し、宿泊手配サービスを提供することにしました。コロナ禍を経て、宿泊研修の文化が一時的に途絶え、インバウンドによるホテル代高騰などの影響もありましたが、時代はONLINEからリアルに戻りつつあります。宿泊型研修の需要が再び高まる時に備え、スムーズなご案内ができるよう準備を進めています。

これからも進化を続けるホスピタリティ

事務局代行や、宿泊研修手配など、研修会場運営のプロフェッショナルとしてさまざまな取り組みをしている中でも、最も大切にしているのは、「お客様がささいなことでも気軽に相談できる距離感の近さ」です。

コンパクトな会場であることから、受付兼事務所も中央共有ラウンジのすぐ隣にあり、お客様から気軽に声を掛けていただける場所に位置してます。会議室内には内線器のご用意もしているのですが、ほぼ使われません。こうした物理的な距離の近さが、お客様との会話を生み、必然的にお客様との距離感を近づけている気がします。

距離が近いからこそ、良いことも悪いことも言っていただき、それを今後の運用に生かすというアットホームな運営体制なのです。これからも新しいサービス･付加価値の提案に取り組む中で、大切にしたい思いです。