HRサミット2017とは

HRサミット2017とは、どのようなイベントでしょうか？

ProFuture 村上様 :
（以下、ProFuture 村上）

HRサミットは、弊社のフラッグシップイベントとして2017年で6回目を数えます。最近では、働き方改革・女性活躍推進・ダイバーシティなど、人事の皆様が取り組む様々な課題解決の一助になればという想いで開催しています。2017年は約150セッションを用意いたしました。

HRサミットを開催していく上でどういった施設やサービスを必要とするのでしょうか？

ProFuture 村上 :

HRサミットは講演やセミナー数が非常に多く、7～8のトラックで同時進行してくため、大小様々な会場が必要になります。また来場者が同日に2～3つ受講されるケースが多いので、その回遊や会場の動線などが企画を立てる上では重要です。

ProFuture様とインフィールドの出会い

HRサミット2017は、どのようなきっかけで赤坂インターシティコンファレンスセンターでの開催に至ったのでしょう？

ProFuture 村上 :

きっかけは、AICCが立地する赤坂インターシティAIRが竣工されるという情報を弊社の代表が聞いたことです。事前情報を見たところ、立地や会場の内容、中身などが我々のイベントにとても合致すると判断し、ぜひとお声がけをさせていただきました。

その際にAICCのどのような部分に魅力を感じたのでしょうか？

ProFuture 村上 :

HRサミット2017は「NEXT HR～次世代の人事課長を創造する」というテーマで実施致しました。少子高齢化などで人々のワークスタイルは変わり、働き方改革が推進されていく中で、企業を取り巻く環境は激変しています。このテーマは、そうした動きに合わせて人事の価値観もどんどん変えていく必要があるのではないかといった弊社の考えを表しています。
今回そのような新しい価値観を作っていくというテーマから新しく竣工されるAICCは魅力でした。

INFIELD 井上 :

村上様のお話にもありましたが、開業以前、ビルの竣工前の2016年頃からこのイベントのお話をさせていただき、こちらも会場がどんな形でできるのかを、イメージパースと会場図面を何度も見ながら想像し進行していきました。こけら落としの案件が全館貸切ということもあり、今後のAICCの、大型案件におけるお客様へのご提案方針が決まるまたとないチャンスだなという思いもあったので、とにかく今までの経験を活かし成功させたいと考えていました。

今まで様々な会場を見てこられたと思いますが、AICCならではの特長はありますか？

ProFuture 村上 :

会場全体がスペースを贅沢に使い、非常にゆったりとした空間になっている点が特長ではないでしょうか。
休憩できるベンチが随所にあり、3階エントランス横のラウンジも高級感があります。講演会場も天井が高くスクリーンも見やすいと感じました。こうした会場全体が醸し出す高級感については来場者・協賛社の双方に好評をいただきました。

INFIELD 井上 :

すごく嬉しいお話です。
確かにAICCがオープンしてから日々様々なイベントが行われておりますが、業種を問わず多くのお客様から、「良い会場」でイベントを開催すると自分たちのブランド力も上がり、自社の製品やソリューションがよりよく見える、といった、本当に嬉しいお言葉をたくさんいただいております。

ProFuture 村上 :

２フロアあるので実際に体感しますが、弊社の営業が万歩計をつけて歩いたら１日で3万歩くらい歩いたと言っていました。フロアを広く使ってフレキシブルに企画を立てられるという点も他の会場にはないのではと思います。運営側の難易度は上がりますが、非常にやりがいのある会場だと思います。

INFIELD 井上 :

ありがとうございます。また村上様がおっしゃった点に加えて、機材面の特長があります。プロジェクターも最新機材を入れており、タッチパネルで全ての操作ができるという点も使いやすいと思います。今回のHR サミットのような全館貸切や複数会場のご利用も想定しており、音響と映像をフロア間で相互やり取りできるように繋がっています。 ですので片方の会場でカメラを回して、もう片方の会場に送るといったことも可能です。単純に最新設備を入れるだけではなく、実際の使い勝手にもこだわった設計がなされているところも強みだと思います。

HRサミット2017開催
までの道のり

開催日まで具体的にどのように準備が進められたのでしょうか？

ProFuture 村上 :

HRサミットは複数の日程で開催され、80～90くらいの企業様から協賛いただくので講演数も多く用意することになり、様々な角度から慎重に企画検討を重ねていく必要があります。まずはコンセプトを練り、次に実際の部屋割りに対して販売計画を立て、一番大事な講演の部分をブラッシュアップしていきます。そのタイミングで運営会社とディスカッションを重ねて、もっといい仕様やアイディアを吸い上げて、一つ一つ形にしていくというのが大まかな準備の流れです。これはだいたい足掛け1年かけてやっていきます。

準備を進めていく中で一番大変だったことは何ですか？

ProFuture 村上 :

こけら落としであったために会場の２フロアを事前に目で見ることができないことでした。受付の場所や、同時進行で進んでいく講演会場の待機列をどちらに流すかなどが非常に難儀しました。図面は見ているものの、実際の距離感はどのくらいかが分からないままシミュレーションで進めていくことが大変でした。

INFIELD 井上 :

村上様の仰る通り、今回のイベントでの最大の課題は、「事前に会場が見られない」というところでした。
本来であれば、事前に会場内を何度もご見学頂き、コンセプトに合った会場仕様、具体的にはレイアウト配置や映像音響設備、お食事や飲み物等のケータリング計画などを検証･計画していきます。それができないというもどかしさが非常に大きくありました。
そこで、ビルオーナーと交渉し、イベント開催前に特別に会場見学ができないか調整を重ね、なんとか許可を取り付けて本番3週間前のタイミングでしたが、事前に会場をご覧いただくことができました。
また、今回のイベントに備えて1年前の2016年に別会場で開催していたHRサミットに参加させていただき、村上様も課題に感じてらっしゃる入退場導線や待機列の様子を確認させていただいたのです。やはり、来場者が集中する総合受付の混雑率が高いと感じました。
そこで、AICCの総合受付まわりのレイアウトプランを複数ご提案し、混雑状況に応じて柔軟に対応できるよう他スタッフとも連携して事前準備を進めさせていただきました。

本番について

イベントの当日に予想外だったことや、困難だったことはございますか？

INFIELD 井上 :

来場者が迷われないように表示を出した方がいい場所など、実際にご利用いただいて初めて気付く点がいくつもあって、私としては今後運営していく上でのポイントが分かる良い機会だったなと思います。また、タッチパネルで各会場の音響や映像照明が調整できる最新の設備についても挙げられます。各会場のディレクターの方に使用方法をお伝えし、トレーニングをして当日の進行を滞りなく行う点に最も力を入れました。
当日予想外だったことは、本番開始直前でAICCの特徴でもあるタッチパネルが、ネットワーク不具合により一時的に使用できなくなったことです。すぐ事務所に連絡を入れ状況報告をして、パートナー企業に連絡するスタッフ、最悪のケースを想定して代替機を準備するスタッフなど、AICCスタッフ全員で対応しました。結果、不具合が発生して10分程度で修正が完了し、本番にも影響することなく無事スタートできました。

ProFuture 村上 :

最寄駅から距離があり、ビルの一部に工事中の部分もあったので、ここで大丈夫なのかという不安もあったようです。その際は、看板を置いたり、事前にウェブサイトで案内を追記するなど臨機応変に対応いたしました。イベント終了後にスタッフから状況の報告を受けて井上さんにご相談し、４日間の中でどんどんブラッシュアップしていくことができました。

毎日のブラッシュアップが実現できたのは、密なコミュニケーションや具体的な改善策があったからなのでしょうか？

ProFuture 村上 :

はい、竣工前の企画にも関わらず、難しいことも依頼させていただいたのですが、ゼロ回答ではなく代替案を持ってきてくださり非常に柔軟に対応してくださいました。

INFIELD 井上 :

ありがとうございます。
必ず、毎日本番終了後にはお打合せ時間をいただき、その日の課題を村上様はじめスタッフ皆様と話し合い、細かい修正を重ねることで、本番3日・4日目には問題もなくスムーズに催事が進んでいきました。
来場者様の表情からも、なにか“特別な空間”に来ている、といった気配が感じられまして、それがワクワク感と言いますか、イベント全体の高揚感のようなものに繋がっている印象を受けました。
終了後のアンケートからも、高級感があり良い会場だった・居心地がとても良い空間だった、といったご回答が非常に多く、AICCのコンセプトでもある「いいアイデアは、いい環境から生まれる」に相応しい会場に一歩近づけた気がします。

今後のAICCに求められるもの

最後に村上様は運営会社の株式会社インフィールドに今後どのようなことを期待して、共にイベントを作り上げていきたいですか？

ProFuture 村上 :

去年の実施の時にはもう少し空間を有効活用できたのではという課題が残りました。3階と4階に分かれている、非常にゆったりとしたスペースがAICCの長所だと思いますので、次回はそういった長所をできるだけ活用しつつ、細かい仕様に対しても柔軟に対応していただきたいと期待しています。

INFIELD 井上 :

お客様から期待されているのは、ハード面もさることながら、ゼロ回答ではなく代替案をもってくる提案力や行き届いたサービスなどのソフト面です。そのためにもコミュニケーションを大事にしお客様の声をしっかりとお聴きし、求められているニーズに100％応えることははもちろん120％130％と超えられるようなご提案をしてきたいと考えております。
個人的には、弊社としても難易度が高くチャレンジングなAICCの運営業務の中で、そのこけら落とし全館貸切イベントということで、正直すごいプレッシャーを感じながら1年間を過ごしていました。
無事にイベントが終了し、またご指名いただき「次回もよろしく頼みます」と仰っていただき、心からほっとしています。同時に、次回もまたご一緒できることをとても嬉しく思っています。
HRサミット2018も、今年の課題点をしっかりと改善し、スタッフ全員が一丸となって全力でサポートさせていただきます！