マネジメント・運営

インフィールドがご提供する
施設運営業務の内容をご紹介します。

SERVICE

イベント成功に寄り添う
ホスピタリティと技術提案力でファンをつくる

当社の最大の強みは「多種多様なホール・会議室を高稼働に導く運営力」であると考えています。それは、継続的な人材投資戦略に裏打ちされた「運営スタッフ一人ひとり」のホスピタリティとイベント成功のために力を尽くす献身性によるものです。

多くのホール・会議室運営会社は、どこか管理的であったり、自らの業務領域に線を引きがちです。しかし、当社は違います。あえて分業をせず、全員正社員の施設専任コーディネーターが1社1担当制で、予約の受付段階からイベント終了までお客様に伴走するそのスタイルは、創業以来30年以上続いている当社の文化です。

頼りになるイベント開催のパートナーとして信頼を積み重ね、運営施設は10施設と少数ながら、今では1万社以上のお客様とお取引があり、大小問わず年間2万件以上のお問い合わせを頂戴しています。

その提案範囲は、施設運営の枠を超えて、ビル全体の付加価値を高めるための自主イベント開催やエリアマネジメント参画にまで広がっています。ここでは、インフィールドの施設運営業務の具体的な内容をご紹介します。

新規顧客獲得のための営業活動・
プロモーション

当社は、競合他社のような統一ブランドを持たず、ビルオーナーのビル名を冠した「施設単体の個別ブランド」で営業・運営を行っております。そのため、施設ごとのコンセプトに沿ったターゲット顧客の設定から、各施設ごとに最適化したプロモーション戦略の立案・実行まで、営業活動を一手に担って実施します。

新規顧客獲得においての主戦場は、WEB広告を活用した戦略です。施設ごとの特性と魅力を訴求するWEBサイト制作に力を入れ、豊富なご利用事例、網羅的なスペック情報、分かりやすく情報が整理されたUI設計とすることで、WEBサイト訪問者の離脱率を低下させ、問い合わせにつなげます。

また、WEBサイトの訪問者を増やすためのSEO・MEO施策、リスティング広告、各種ポータルサイト掲載など、施設ごとにカスタマイズした独自のWEB広告運用ノウハウを持っており、継続的な新規顧客流入を促進します。

さらに、開業時の内覧会実施、主要代理店や制作会社への訪問営業、大手顧客へのドアノックアプローチなど、オフラインの営業活動も効果的に組み合わせています。こうしたノウハウは、業界大手の統一ブランド認知度を活用したプロモーションや、低価格･高稼働戦略を狙った競合他社にはない、当社独自の強みと言えます。

当社は特に、競合に比べて高単価設定の会場を高稼働させる運営力･営業力に定評があり、ビルオーナーの安定的かつ高い収益性を実現しています。

リピート利用促進のための各種提案

当社の運営施設では、開業3〜5年目で施設の最高稼働率である「巡航稼働」達成を目指し、その段階でのリピート率は80％前後となるのが一般的です。

1社1担当制で、予約の受付から、会場の内覧、イベント成功のための各種提案、見積・契約・請求事務、前日の機材設営、イベント当日フォロー、イベント終了後までの全工程を専任のコーディネーターが伴走します。

イベント成功のために力を尽くすこの運営スタイルは、分業による効率化やDXとは逆行するように思われますが、特にイベント開催が本来業務ではないBtoBイベントの顧客に非常に好評です。

また、提案の中では特にホスピタリティとイベント演出に関わる技術提案に力を入れています。ホスピタリティの面では、何よりも素早いレスポンスを徹底し、時には顧客と対等なパートナーとして一歩踏み込んだご提案をすることもあります。顧客のペインを把握し、それを上回るGIVEの精神で、常にプレミアム感を感じていただける提案を全社員が目指しています。

技術提案面では、お客様がイメージされるイベントをより魅力的なものにするために、映像・音響・照明・ONLINE配信などの高度な提案を行います。その中で、特にLTV（顧客生涯価値）の観点から、1件あたりの利用料追求は一切せずに、むしろイベント成功のために必要ないものであれば積極的な減額提案を行っています。これにより、イベントのコストパフォーマンスを高めることに集中し、リピート利用の促進を図っています。

こうしたお客様に真に寄り添った提案によって、会場のファンになるばかりではなく、スタッフのファンとなって次回利用時にスタッフ指名で問い合わせくださるお客様がほとんどです。

見積・申込・請求・利用料の収納代行 ・業務レポート

見積書・申込書・請求書などの一般的な事務処理に留まらず、当社は施設ごとの専用口座を開設し、利用料の収納代行業務まで請け負います。

毎月定額家賃が振り込まれるオフィステナントと異なり、イベントホール・コンファレンスはイベント1件あたり数万円から数千万円まで規模も金額もさまざまです。

前受金・事後請求金などが複数の会社から回数を分けて入金されることもあり、大規模施設であれば月間の入出金処理件数は数百件を超え、帳簿の突き合わせ作業は非常に煩雑です。さらに、キャンセル料の返金や、海外入金確認、誤入金の対応など、運営の現場と密接に連携しなければ難しい内容も発生します。

ビルオーナー側が専任人材を配置してこの処理に対応すると、年間数百万単位で人件費が発生する上に、大変な非効率となります。当社の場合は常駐スタッフがこの処理までカバーして運営をお任せいただけます。

また、週次・月次のレポートも施設規模やオーナー要望に合わせて柔軟に設定しています。レポートでは、毎月の売上報告、利用者属性、テナント利用比率などの通常データのみならず、WEBサイトの改善提案、リスティング広告の運用改善提案、利用イベントの詳細報告、業界動向や最新トレンドの共有、常に現状に満足しない提案を行います。

翌年度の予算策定タイミングでは、今年度の稼働推移をベースとした成長予測の提案や、年間通した設備・家具類の改善提案などを盛り込み、継続的な商品力向上による収益性向上を提案します。

会場設営・機材準備・施工立会

高稼働であればあるほど、毎日の会場設営作業は煩雑かつ重労働となります。当社スタッフは全員が設営技術を備え、特に1日2回転で複数の利用がある場合の会場転換時に、その力を発揮します。一部屋で二毛作、三毛作ができれば、それだけ多くの顧客の会場認知につながるとともに、施設の収益性も拡大します。

また、夕方から翌日にかけて会場設営は、設営専門業者をディレクションして行います。スポット・日替わりとなることが多い設営人材のディレクションにも高いノウハウが必要ですが、これらを効率的に行うことで、私たちの本来業務である顧客提案に多くのリソースを割くことができます。こうした外注人件費も全て、運営委託フィーの中で賄っています。

当社の高い技術提案力が生かされる場面が、機材準備です。映像・音響・照明・ONLINE配信など、日々多くの専門機材の設営と撤去が行われていますが、その大半を当社スタッフ自らが配線・設営しています。

こうした地道な作業は、コーディネーター自らが最終確認を行うことによるクオリティチェック、不具合の早期発見によるトラブルの未然防止、技術分野と営業運営分野を一体的に担えるからこそのトータルサポートと顧客からの信頼醸成など、稼働率を高めるさまざまなプラスの効果があります。

こうしたノウハウがあるからこそ、外部の専門業者が入るような大規模イベントでも、設備故障や破損の防止などの管理が行き届き、最終的なメンテナンスコストの低減にもつながっています。

イベント本番立会・アフターフォロー

イベント本番は担当者が必ず最初から最後まで立ち会い、時に緊張しているイベント主催担当者を手厚くフォローしながら、無事にイベントが終わるまでサポートを行います。

事前に提案した受付動線や座席レイアウト配置は本番で上手く機能しているか、映像･音響･照明演出はイベントを魅力的なものにしているか、ONLINE配信の画面構成は視聴者にとって見やすいものか、昼食手配のお弁当や休憩時の軽食は来場者の好みにあっているかなど、コーディネートの内容をつぶさにチェックし、今後も顧客満足度を高めていく種を探します。

また、イベント本番でトラブルはつきものです。全てを把握しているコーディネーターだからこそ、迅速かつ的確に解決に動きます。

特に、イベント開催が本業ではない一般企業の担当者にとっては、不慣れなイベント本番に適切なディレクションで現場を仕切る当社スタッフは大変に心強い存在に映ります。さらに、予約問い合わせ時から数カ月〜数年かけて一緒に準備をしてきた時間が、イベント成功のパートナーとして、次のイベントもこの人にお願いしようという思いを強くしてくださいます。

当社スタッフにとっても自分を指名でリピートしていただくことは何よりのやりがいであり、喜びです。イベント終了後も情報交換を欠かさずに実施します。

当社運営施設で開催したイベント例

設備・家具などの定期リニューアル提案

日々の運営に留まらず、開業から5年10年と年月が経った施設では、「経年優化」を目指した設備･家具などの定期リニューアル提案を行います。

設備については、特にプレゼンテーションの質を大きく左右するプロジェクター更新は必須項目です。最低でも5年ごとに更新する必要があるプロジェクターについては、当社がリスクを取って自社で機材工事費を負担し、オーナー判断を待たずに先行してリニューアル判断を行うことも多くあります。これは、特に200㎡を超えて天吊プロジェクター利用が必須となるような商品サイズでは、稼働増減に直結する死活問題になりかねないためです。