東京虎ノ門グローバルスクエア コンファレンス

施設運営・マネジメントの特徴

ミニマムなプライベート空間をどう売るか

貸切イベントに強いフロア構成

一般的なコンファレンス企画のセオリーとして、大中小と部屋のバリエーションを揃え、さまざまなイベントに対応できるように設計することが多いです。しかし、当施設はビル建築与件の制約から、2分割可能な1部屋のみの部屋構成という商品企画となりました。当然、スケールメリットが出しにくい、複数部屋使用の案件が取れないなどの、デメリットがあります。

一方で、企画当初から想定していた強みとして、コンファレンスの位置する同フロア内には、他テナント施設が入居していないため容易にプライベート空間を作れる点が挙げられます。これを生かし、他施設では1フロアを貸し切るためには多額の費用が必要なことも多い中、当施設では1部屋分の費用のみで秘匿性の高い貸切イベントを実施できる点は、大きな魅力です。

スムーズな会場転換

そして、スタッフが1部屋のお客様に対して1名以上常駐する状態となるため、高いサービスパフォーマンスを発揮することができます。

例えば、「セミナー後に、同じ会場内で懇親会を実施したい」というご要望をいただいた場合、ほとんどの会場は「セミナー中に隣の部屋で懇親会の準備をしておき、そのまま移動してもらう」という形式での提案が可能です。しかし、当施設は1部屋のみの会場であるため「セミナー終了後、すぐに机イスを動かして懇親会形式に変更する」いわゆる会場転換の必要があり、ゲストの待機場所や待ち時間の短縮方法などの課題がありました。

お客様の「なるべくゲストを待たせずに、スマートに懇親会へ誘導したい」というご要望に対して、事前にどこまで準備を進めることができるか、どのように机イスを動かすのが効率的か、机が誰かにぶつかったり倒れたりという危険性をどう避けるか、という点の課題を解決に向けて取り組み、当初は会場転換に平均約20分を要していましたが、現在では最短約10分での転換も可能となりました。

こうした対応は、1件でも多くの予約を取るとともに、お客様のイベントを成功裏に終わらせたいという、スタッフ一人ひとりの高いモチベーションと、お客様からの信頼関係があればこそ成り立つものです。

この高速転換のノウハウを生かし、虎ノ門エリアでニーズが高い官公庁のご利用は午前中に会議本番が終了するケースも多いため、転換作業を経て1日に2件の予約を入れるようなご提案が可能になっています。夕方からの企業セミナーや、製薬会社様主催のドクター向けセミナーなどを誘致可能です。

当社運営施設の中で最も小規模な施設というデメリットを跳ね除け、お客様の満足と高い稼働率を実現するために、日々創意工夫を重ねています。

地道な新規顧客獲得と、オーナーを巻き込んだ課題解決

競合調査による新規開拓

当社ではWEB施策を中心に営業活動を行っていますが、WEB施策以外の新規営業に該当するのが、競合施設への調査です。

お客様の中には、虎ノ門エリアにこだわって会場を探していらっしゃる方も多く、特に近隣の競合施設を利用されている方は、当施設をご利用いただける可能性が最も高いターゲットではないかと考えています。そこで、金額、アクセス、設備、機材、サービス、スタッフ対応、ケータリングなど、どこかの点で当施設に優位性があってご検討いただく余地はないか調査し、アプローチしています。一度ご利用いただければ、その後は当施設を使い続けてくださるという自信もあります。

具体的な取り組みとしては、近隣の競合施設で実施されているイベント名を調査し、どの会社のどの部署が何のために利用しているのかなど、可能な限り詳細な情報を収集しています。主催者様の情報をリストアップして事務局のメールアドレスが分かる場合は、施設のご案内をメールで送付しています。地道な作業であり、確実には主催者様にたどり着かない場合も多い施策でもあります。しかし、近隣会場の稼働状況を知ることで、近隣エリアの催事傾向や利用業種を知ることもできるため、マーケット調査を兼ねて継続的に取り組んでいます。

印刷物のポスティングも実施しましたが、ご担当者様まで届く可能性は低く、特に官庁街には配布も叶わず、こちらは成果なしと判断しました。WEB営業戦略と並行して地道に足で稼ぐ営業活動ができることも、当社の強みです。このような施策の成果で獲得した新規のお客様を、リピーター化することは、何よりも大事な営業活動になります。当社では、当施設を含む各施設において、常にマーケティング・営業活動のPDCAを回し、知見のアップデートに努めています。

定期利用のリピーターを獲得

ある近隣ビルのお客様は、以前は近くにあった別会場を会議に使用されていましたが、ご担当者様が当施設を見つけてくださり、ご利用いただきました。

当施設を一度ご利用いただいた後、次の会議では「会社から少しだけ離れるが、会場費が安価な会場」を使用されたそうです。しかし、音声トラブルが発生した際に対応できる会場スタッフが不在だったり、お茶やコーヒーなどのケータリングをお客様ご自身でピックアップして運ぶ必要があったりと、相当なご苦労があったようです。

その後すぐ、1年先までの日程をまとめてご予約いただき、今では年に6回ほどの会議を当施設で実施していただいています。他施設と当施設を比較し、「一度浮気しましたが、会場の快適さ・サービスの良さが全然違うことが分かりました」とお話してくださいました。会議終了後に毎回「いつも安心して使えます、ありがとう」と仰ってくださることがとても励みになっています。このように、当施設のサービスを体験し、リピーターとなってくださるお客様が少なくありません。

また、当社の運営スタイルとして、1催事を1名のコーディネーターが、予約の受付から当日の利用まで担当しています。そのため、下見の時に聞いた懸念点を「お客様の声」としてビルオーナーにお届けして改善提案し、できる限り早急に改善もしくは代替案を提示することで、催事当日までには下見に来た時よりも良い状況を作り出して本番を迎えることが可能です。お客様の声を大事にし、早いスピード感で改善に生かすことができるのが強みです。

施設のハード面での改善は、ビルオーナーの野村不動産のご担当者様にもご協力いただき、解決していくことで、顧客との信頼関係の構築、顧客満足度向上につながっています。

実施イベント

運営チームからのメッセージ

東京虎ノ門グローバルスクエア コンファレンス
マネージャー 古田 朝美

当施設は、小規模会場ながらビル全体を巻き込んで、野村不動産様も一緒に全力で稼働率を高めようとしてくださることに、いつも感謝しています。

「この案件はお客様のやりたい思いがこれだけあって、売上もしっかりついてきて、とても楽しいイベントになりそうだから絶対に取りたいです！」という虎ノ門運営チームの思いに対して、私たちと同じかそれ以上の熱量でいつも対応策を一緒に考えてくださります。「案件が決まりましたよ！」という報告をするのを楽しみに思っています。だから、いつも無茶振りぶりと思いつつも、野村不動産様にはいろいろと相談してしまっています（笑）。

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