貸しホール・会議室運営事業

実は、都内のいたるところに貸しホール・会議室は存在します。そこでは、セミナーや研修、新商品発表会など、毎日のように多くの法人向けイベントが開催されています。

一般的に貸しホール・会議室の運営方法は、2つがあります。

1つは、ビルオーナーの企業様自身が運営する方法です。しかし、ビルオーナーの企業様は、施設運営やイベント実施のノウハウを持っていないことが多く、また必要な機材やサービスが充実していないため、クライアントのニーズに応えきれないという側面があります。

もう1つは、私たちのような企業に、ビルオーナーの企業様が運営を委託する方法です。長年、貸しホール・会議室の運営を行ってきた企業は、使いやすい会場、質の高いサービスのノウハウを持っています。

つまり、インフィールドが展開する貸しホール・会議室運営事業とは、ビルオーナー企業様から委託を受けて施設の予約管理を行うほか、利用するお客様のイベント成功に向けた設備の手配や会場作り、映像・音響などのサポートをすることなのです。

インフィールドが運営する貸しホール・会議室では、少人数の会議から数千人規模の展示会やセミナーまで、幅広い種類のイベントの実施を支援します。「クライアントのイベント成功のために全力を尽くす」という基本的な考え方は同じですが、イベントの内容により、クライアントへの提案内容や確認事項は大きく変わります。

会議

少人数の社内プロジェクト会議から、100名規模の社内キックオフ、医師が集まる製薬開発の会議など、内容や規模はさまざまです。いつもと違う空間で、よいアイデアを生み出してもらうために、使い勝手のよい機材を用意し、休憩時にはケータリングを提供するなど、会議に集中できるようサポートします。

セミナー

経営層向けセミナーやビジネス系セミナーなども多く開催しています。これらは参加費だけで数万円かかることもあり、参加者のイベントへの期待値も大きく、場合によっては主催企業の評価を下げかねません。私たちが長年培ってきたスムーズな進行、そして上質なデザインをもつ運営施設は、イベント参加者を満足させるといった観点からも評価いただいています。

展示・販売会

アパレル、楽器関連の展示・販売会を扱います。貸しホールに什器や商品が並び、いつもの空間からガラリと雰囲気が変わるイベントです。クライアントにとっては、売上を大きく左右する大事な商談の機会となります。事前打ち合せでは、大型の展示品の配置方法や搬入手順など、細部にわたって確認と調整を行います。

懇親会

セミナー開催後の交流会や、企業の忘年会、周年記念イベントなど、内容や参加者はさまざまです。インフィールドでは会場や機材だけでなく、ケータリング会社と協力して、料理プランの提案もします。同じ予算・同じ規模でも、会の趣旨や参加者によって提案の内容は大きく変わるため、クライアントへのヒアリングが非常に重要になります。

研修

新入社員向け研修や全国に拠点がある大手企業のマネージャー向け研修など、内容や対象者も幅広いです。連日利用や年間を通してご利用する方も多いので「初日と2日目のお弁当は別業者を提案する」「初日使ったホワイトボードはそのまま残しておくか消す方がよいか確認する」など細部まで気配りします。

株主総会

クライアントの大切な株主をお招きする会なので、独特の緊張感があります。参加する株主の受付と動線とクライアントの役員動線を別にする、絶対に機材トラブルが発生しないようにする（万一のトラブルでは迅速に対応する）、マスコミの対応をする、など提案や対応の幅が広いイベントです。

決算説明会

社外・社内へ向けた報告会です。基本的に会場のレイアウトはセミナー形式が多く、外資系のIT企業様の主催だと、海外本社とテレビ会議になることもあり、事前の綿密な機材チェックが必要です。クライアントが手配した通信業者と連携する場合は、映像や音響だけでなくネットワークの知識も試されます。

試験

大きな会場で一斉に行われる筆記試験のほか、小規模な会場での面接やオーディションの会場として利用されます。いずれも、試験官・面接官と受験者の最適な距離感の提案や待合室の調整など、試験ならではの細かな気配りが大切です。

学術大会

大学病院の先生が主催者となります。それ以外にも、イベントのスポンサー企業・運営会社など、準備の段階でも多くの人と関わるイベントです。多数の部屋を同時にご利用して複数のセッションが行われるため、インフィールドのスタッフ全員のチームワークを最大限発揮して対応します。

採用イベント

会議室でセミナー形式のレイアウトで実施する会社説明会、ホールに展示ブースを設置して行う合同企業フェアがあります。そのため、各企業のブースで使用するパネルや社名板、電源配線などすべての施工物を手配します。インフィールドの提携会社と密なやりとりが発生します。

国際会議

海外からゲストを招くセミナー・会議です。海外のゲストに配慮して、食事はフルーツやサンドイッチをメインとする他、ベジタリアン対応やハラル対応など、細かな要望が入ることもあります。

CM、テレビドラマ、映画などの撮影

一見華やかなように感じますが、什器の搬入や搬出に立ち会う時間がほとんどです。カメラが多数入ったり芸能人やタレントがいらっしゃる場合もあり、一般的なビジネスイベントとは違うため、他のイベントに影響がでないように調整が必要です。

貸しホール・会議室の供給過剰と一極集中

打ち合わせや小規模な会議の利用を想定した会議室の運営であれば、中小企業でも比較的参入しやすい事業です。またスマートフォンアプリを活用したプラットフォーマーの登場により参入障壁がさらに低くなっているため、2010年以降、都内で貸しホール・会議室が急増しています。

しかし、特定の貸しホール・会議室が集中利用されると予想されます。なぜなら、それらを選定するポイントは、「都心ターミナル駅に立地」「駅徒歩3分以内」「手厚いサービス」の3つと非常にシンプルだからです。奇をてらわず王道を大切にするホール・会議室が、今後も選ばれ続けていくでしょう。

国際イベントMICE（マイス）など高難易度のイベント実施のニーズの高まり

世界全体の国際会議の開催件数は年々増加傾向にあります。急速な経済成長を背景にアジアや中東地域は、特に開催件数の伸びが高くなっています。日本における国際会議開催件数は、492件で世界7位でした（2018年）。

現在、国際イベントMICE（マイス）を誘致するため、国際コンファレンスセンターの企画設計が官公庁と自治体の主導で進められています。MICEを開催する施設には、多言語対応や異文化への理解、多様な食への配慮など、高難易度の運営スキルが求められます。国内ではそうした国際コンファレンスセンターの運営実績を持つ会社は少なく、希少性が高まっています。

※MICE（マイス）・・・企業などの会議（Meeting）、企業などの行う報奨・研修旅行（Incentive Travel）、国際機関・団体、学会などが行う国際会議（Convention）、展示会・見本市、イベント（Exhibition/Event）の頭文字のことであり、多くの集客交流が見込まれるビジネスイベントなどの総称。

都内のハイグレードビルに特化した拡大と運営

インフィールドは、1995年の創業当初から社員が誇りを持って働けるハイグレードビルの貸しホール・会議室に集中して、運営の委託を受けてきました。顧客獲得の観点では、新規のクライアントの開拓よりもリピーターを増やす方針で事業を展開してきました。そのために、クライアント満足度を充分に満たすホスピタリティの高いサービスにこだわり、サービスを提供するスタッフの教育や福利厚生・報酬体系などに投資を続けてきたのです。

貸しホール・会議室の供給過剰による淘汰がより一層激しくなると予想されるこの業界の中にあって、開業3年目以降で巡航稼働に乗った施設の稼働率は60～80％と、業界の平均を大きく上回っています。この数値は、私たちのクライアント様からの評価とも受け取れるでしょう。

DMO参画によるMICEイベント誘致とMICEイベント対応のサービス力

MICEイベント誘致を取りまとめる東京観光財団や、施設手配の窓口となるDMO団体との連携強化を進めています。これまでの、お客様の企画したイベントを支援する「待ち」の姿勢から、私たち自身もMICEイベント誘致や各種イベント企画に関与していく「攻め」の体制づくりを模索しています。

2017年から運営開始した赤坂インターシティコンファレンスは、国際水準の施設として同時通訳ブース設置やバイリンガルスタッフの配置、充実したケータリングサービスなど、MICEイベントにも対応可能な施設として着実な運営実績を重ねています。

5000社を超える有力な既存顧客がいる

20年以上に渡り貸しホール・会議室の企画・運営を専業に行い、取引先企業様は5000社を超えています。いずれも上場企業を中心とした製薬・医療・金融・人材・シンクタンク・官公庁・IT・出版マスコミなど業種も多岐に渡ります。 (実績企業一部抜粋：武田薬品工業、アステラス製薬、オリンパス、シスメックス、イオングループ、みずほフィナンシャルグループ、マイナビ、 パーソル、野村総合研究所、日立、三菱電機、NEC、デル、レノボ、日立、日経BPなど)

有力代理店との強い関係性が構築されている

JTBや日本旅行などの法人向け大手企業はもちろん、企業研修やセミナーに特化した有力代理店とも長年に渡る営業実績から強い関係性を築いてきました。新規施設開業の際には、多くのお客様をご紹介いただけることもあります。 (実績企業一部抜粋：JTB、日本旅行、トップツアー、ホスピタリティエージェント、ミーティングインフォメーションセンターなど)

成約率を高める魅力的なwebサイト制作ができる

会議施設を探すほとんどのお客様は、施設のwebサイトを確認されます。そこでの魅力訴求やwebサイト自体の使い勝手が、その後のメールや電話お問い合わせにつながるかどうかを左右します。私たちは長年の企画運営ノウハウから、高い魅力訴求とユーザビリティを両立した施設webサイトのディレクションを得意としています。

効果的な集客を実現するweb広告運用ができる

会議施設を探すほとんどのお客様は、「貸し会議室 東京」などの検索ワードでweb上から候補会場を絞り込みます。検索ワードに対して効果的な各種web広告やポータルサイト広告を選定し運用するディレクションノウハウがあります。

お客様の使い勝手を考え抜いた施設企画力がある

弊社運営施設の平均リピート率は80%を超えています。その大きな要因の一つは、お客様の使い勝手を考え抜いた映像・音響・照明・電源・通信などの施設企画力です。設備メーカーの提案を鵜呑みにしない、お客様目線のノウハウを持っています。

予約しやすいシンプルな営業スケジュールがある

弊社が運営するほとんどの施設は、お客様のご要望があれば365日24時間ご利用いただける運営体制を整えています。ご利用時間制限をなくすことで、より幅広い種類のイベントが誘致可能になります。実際には、7:00〜23:00の営業時間内にイベントが開催されることが多く、深夜早朝のご利用は限定的です。

1社1担当制の手厚いサービスで高いリピート率を実現できる

常駐するコーディネーターはすべて正社員で、予約の受付から詳細打ち合せ、当日立会、終了後の請求業務まで、ワンストップで責任を持って対応します。イベントに欠かせない映像や音響などのテクニカルな知識と、高いホスピタリティを兼ね備え、お客様の大切なイベントを最初から最後までサポートすることで、スタッフのファンとなり指名が発生する場合も多々あります。