組織体制と役割

各施設に常駐している社員は、全員カンファレンスコーディネーターです。案件ごとに、施設の責任者となるマネージャーとカンファレンスコーディネーターの複数名でチームが構成されます。イベントの規模にもよりますが、チーム人数は小さい会場だと約4名、大きい会場だと約10名になることが多いです。

少数精鋭で対応を行っており、現場に大きな裁量があるので、意見が通りやすく常に迅速な判断を下すことができます。営業上の目標数値は、個人ではなく施設ごとで設定されます。経験豊富な社員によって最適化された、独自の営業手法とイベント運営のノウハウがあるので、キャリアが浅い社員でも、円滑に仕事を進める体制が整っています。

施設の責任者として、イベント運営・営業戦略全般を担います。もっとも大切な仕事は、社員ひとりひとりが生き生き働けるようマネジメント業務に当たることです。他にも、

• 担当施設の売上目標の管理
• 提供サービスのクオリティ管理
• 提供サービスメニューの企画
• 新規顧客獲得のためのweb戦略立案
• 集客用のwebサイトのブラッシュアップ
• ビルオーナーへの売上報告業務
• ビルオーナーや警備清掃設備会社などとの折衝

など、対応領域は多岐にわたります。また、担当施設だけでなく、会社全体の業務改善にあたることもあります。各施設での裁量が大きく、社員の成長やお客様の喜ぶ顔を見ることができ、目標とする売上の達成など、マネージャーとしての総合的な能力を高められることができます。

1社につき1人の担当者が割り振られ、お客様のイベントの最初から最後まで担当します。最適な会場の使い方、イベントにあった映像音響照明演出、参加者の好みに合わせたパーティープランのご案内などイベント運営に関するプロフェッショナルです。

実際の案件では、キャリアやスキルに応じて適切な難易度のイベントが割り当てられます。チームで対応するため、社員同士で「もっとこうした方がよい」「お客様からこんな要望があった」などを話し合い、より愛される会場づくりに励んでいます。最終的にはマネージャーの判断を仰ぐこともありますが、スタッフ中心で検討や発案することも多いです。

他にも、新人や若手のOJT育成や、日々の業務改善など、幅広い業務を任せられます。本人の意欲があれば、さらに多くの業務を経験することができます。

当社の主役は、各施設に常駐してお客様のイベントをサポートするカンファレンスコーディネーターですが、新規施設を企画する仕事もあり、その担当チームは本社で少数精鋭で働いています。例えば、大型再開発でコンファレンス企画の話があれば、ビル設計段階から関わり、施設コンセプトやフロアプラン、演出設備プラン、事業収支、プロモーション計画など、総合的な企画を推進して、愛される会場をつくります。