イベントコーディネーター

イベントコーディネーターの仕事は、お客様のイベントの成功に向けて、必要な体制を作り、当日の運営を支援し、イベント後のフォローをすることです。

お客様が企画するイベントは、ほとんどがBtoBの法人利用であり、株主総会、新商品発表会、決算説明会、展示商談会、管理職向け研修、役員会議、医療系学術大会、ITサービスセミナーなどさまざまです。

お客様はイベントのプロではありません。そのため、お客様の御用聞きになるのではなく、イベントを成功させるためにはどんな準備や手配が必要なのか、お客様が見落としていることはないかなど常に先回りをして提案・対応することが求められます。

高いコストパフォーマンスでお応えする

私たちが思う「質の高いサービス」とは、愛想がよく親切なことだけでなく、イベント主催者であるお客様が必要とするモノ・コトに対し、高いコストパフォーマンスでお応えできることです。たとえ一杯のコーヒーでもクオリティが高ければ、来客の方々には好印象として記憶に残るでしょう。

どんな些細なご要望でも最大限にサポートする

私たちは、お客様からのどんな些細なご要望でも最大限にサポートします。ちょっとした気遣いこそが、お客様に喜んでいただくサービスであり、結果としてイベントの成功につながると考えているからです。イベント終了後の「おかげ様でうまくいったよ、また次回も頼むね」という言葉ほどうれしいものはありません。笑顔で帰られるお客様は、次のイベントでも同じ担当者を指名されることが多いのですが、そこには小さなサポートの積み重ねがあるのです。

売上より、お客様にとって本当に必要なものを考えることができる

お客様の要望すべてにそのまま応えるのは、理想の対応ではありません。お客様に依頼されたとおり行動するのではなく、その意図を理解してよりよい方法があれば、それを提案するべきです。もし、会社の売上が減少することになっても、お客様の要望に対して「必要のないものなので、その予算は削りましょう」と言える人は、イベントコーディネーターとして活躍できるでしょう。

効率主義より顧客満足度を優先できる

私たちの仕事は、複数のお客様を担当するため多数のタスクが同時に進行します。忙しいときに、どのお客様に対しても同じように対応するなど、「こなす」ように仕事をする人は向いていないかもしれません。お客様は、メールが苦手な方、丁寧な説明を求められる方、要点を押さえて効率的に進めたい方などさまざまです。一人ひとりに合わせた丁寧な対応が求められます。

個人プレーよりチームプレーで協力してプロジェクトを進行できる

お客様1社を専任で担当する方針ですが、前日の会場レイアウトや映像・音響などのセッティング、ケータリングの提供は他のスタッフとの協力が不可欠です。そのため、自分が担当しているイベントが上手くいけばすべてよいということはありません。他のスタッフが担当するイベントでも、手が回っていないときに自然と助けることでできる人は、イベントコーディネーターに向いています。

イベント運営に関する網羅的なスキル

展示会、学術大会、TVドラマ撮影、セミナー、研修、会議、パーティーなど、イベントによって求められる内容はさまざまです。幅広いイベントを経験することで、イベント全般に必要なノウハウから、専門性の高いイベント実施に必要な知識など業界でもハイクラスのイベント運営スキルが身につきます。

プロジェクト設計とマネジメントスキル

大規模なイベントの開催には、多くの人間が関わります。企画する主催企業、制作会社、広告代理店、旅行代理店、ケータリング会社、印刷会社、施工会社、人材派遣会社、テクニカルオペレーター会社など、イベントの成功に向けて関係者との調整を通して、プロジェクト設計とマネジメントスキルが身についていきます。

本当の課題・要望ヒアリング力

お客様のイベントを成功に導くには、お客様の要望にただ応えるだけではなく、「この会場でイベントを実施することに、お客様は何を期待しているのか」を考えたうえで提案する必要があります。インフィールドでお客様の信頼を得られるようになる頃には、本当の課題をヒアリングする力が身についているでしょう。