密着ストーリー

お客様と一緒に作り上げてきたノウハウを活かし、新規事業にも挑戦 早川 洋平 YOHEI HAYAKAWA 秋葉原UDX 2010年入社

自ら作り上げ、発信できる社風にひかれて入社

以前は旅行代理店でカウンター業務を担当。当社に興味を持ったのはスタッフを大切にし、皆で一緒に伸びていこう、という社風にひかれて。自ら作り上げ、発信できる会社だと感じました。異業種からの転職でしたが、すんなり溶け込むことができました。

幅広い業種のお客様と打ち合わせを重ね、様々な催事をサポート

入社当初は、定例会議のような小規模なセミナー案件を受け持ちました。当社は基本的に完全担当制なので、最初に問い合わせをいただいたお客様とは催事が終了するまでずっとお付き合いすることになります。お客様とコミュニケーションをとり、現場では一番に動いて対応するよう心がけ、少しずつ担当する案件の規模を広げていきました。
前職との大きな違いは、お客様が個人ではなく法人である点です。毎日様々な催事が行われますが、しっかり打ち合わせをしながら成果を上げていくことが求められます。
最初に配属されたのは両国のKFC。ここで仕事の流れを一通り学んだ後、秋葉原UDXの規模拡大にともない現在の部署へ異動しました。
秋葉原UDXは間もなく10周年を迎えます。オープン当初はカンファレンスだけだったのが、翌年にはギャラリーの運営をスタート。さらに試写会会場としても活用できるシアターの運営も加わり、大型複合イベントスペースに成長しました。施設は幅広い利用が可能なので、お客様も実に様々です。展示会利用であればアパレルメーカーやスポーツ用品メーカー、ビジネスセミナーの会場としては製薬会社やIT企業が多いでしょうか。ファッションショーのように華やかな演出を必要とする催事にもご活用いただいています。一つひとつの異なるお客様の案件を手掛ける中で、私の経験の幅も大きく広がっていきました。

大切なのは、お客様ときちんとコミュニケーションを重ねること

運営スタッフは現在10名前後。私はマネージャー、サブマネージャーの下で現場を総括する役割を担っています。個々の案件にはそれぞれ担当が付いているので、私は全体の動向を俯瞰的に見ることが主な役割です。もちろん、自分でも案件を担当しますし、新たな営業を行ったり、代理店の窓口になることもあります。ではその実際の活動を紹介します。

WORK FLOW

  • ご提案

    お客様の立場にどれだけ立てるか
    お客様から期待されているのは、ハード面もさることながら、提案力や行き届いたサービスなどのソフト面です。まったく初めて展示会を開こうというお客様であれば、パネルの組み立てをサポートしたり、会場内の動線やステージの配置などを一緒に考えることも。また、せっかくお問い合わせをいただいても、ご希望の日程や会場がすでに埋まっている場合もあります。そうした場合は、催事の内容や来場者の属性などを丁寧に伺った上で様々な角度から検討し、限りなくご希望に近い提案を行います。誠意を持ってコミュニケーションを計ることで、たとえその案件でご契約をいただけなくても、次の機会にまた声をかけていただけます。とても地味な作業と思われるかもしれませんが、私たちが重きを置いているのはその場でご契約をいただくことだけではなく、コミュニケーションを重ねて信頼関係をつくることです。
  • 催事

    ビジネスを成功に導くという使命
    催事は真剣勝負そのもの。お客様の中には、まさに「社運をかけて」展示商談会を開くケースも少なくありません。季節商品の卸業のお客様の場合、実需期の約半年前に今シーズンのトレンドを取り入れた商品を展示して商談会を行い、その場で発注を受け付けます。つまり、その催事に翌年の売り上げがかかっているわけです。会場の下見、事前打ち合わせを綿密に行うことはもちろん、当日も必ず立ち会います。終了後は良かった点、改善すべき点などを話し合い、会場や私たちのサポートに反省すべき点がなかったかをヒアリング。課題を洗い出すことは翌年のリピートにつながるだけでなく、他のお客様へのサービス向上の参考にもなります。結局のところ、催事が成功しなければお客様は満足されないし、私たちも嬉しくありません。
  • 催事後

    「また使いたい」と言われるために
    催事が終わった後は必ずお礼のメールをお送りします。お客様からのお手紙や感謝状をいただくこともあります。打ち合わせのメールを交わしていくうちに、プライベートな話題がメールに添えられるようになった時は、とても嬉しいですね。会場の場所がいいから決めたのではなく、「この人だから決めた」「また使いたい」と言っていただけることが仕事の目標です。

これまでの経験を活かして、自ら新しい領域に挑戦したい

私のキャリアをふりかえってみると、まずは小規模なセミナーやカンファレンスで経験を積み、現在は様々なイベントなども手掛けることが多くなりました。今後は新しい事業も手がけてみたいと思っています。たとえば、会場だけでなく、周辺ホテルの宿泊手配まで含めたご提案ができないか。私は以前旅行代理店に勤めていたので、その時に取得した資格を活かせる事業でもあります。
また、今後は、新しく建設するビル内にカンファレンスルームが予定される場合、その設計から携わることもあるでしょう。これまでの経験を活かせる仕事なので、ぜひやってみたいと思っています。
インフィールドのスタッフは全員がフィールドプレイヤーなので、社歴に関わらず誰でも改善を提案し、発信することができます。そうした社風、スピリッツを新しく入ってくる社員たちに継承していくことも、私の仕事だと思っています。

1日のスケジュール

08:30

出社
仕事モードにスイッチオン。09:00からのお客様を迎える準備。

08:45

開錠
レイアウト、備品、ケータリングの最終チェックと共に鍵を開けお客様を迎え、立会い。

09:30

スケジューリングの確認
当日のケータリングや打ち合わせ、下見の時間・会場の確認。また、今日中にしないといけないことのリストアップ。

11:00

打ち合わせ
お客様と直接お会いし打合せのできる貴重な時間。あっという間に1時間…。

12:00

休憩
ランチは時間の合った仲間と外食。普段は仕事以外の話で盛り上がるが仕事の話でアツく語り合うことも…。

13:00

直近の案件の最終確認
お客様によってメールと電話を使い分け確実につめていく。

16:00

代理店様への営業
最近の動向や具体的な案件の打合せ。

17:30

帰社
訪問のまとめと今後の打ち合わせ

18:00

夕方休憩
コーヒーを飲んでちょっとしたリフレッシュ。

18:30

明日のレイアウト
毎日1~3時間、会場セッティングで汗を流します。

20:00

終業
 

このページのTOPへ