日経ビジネス 課長塾
東京だけで年間200本・地方会場でも運営をサポートする「日経ビジネス 課長塾」
御茶ノ水トライエッジカンファレンスが開業するよりもずっと前から、インフィールドのお客様だった日経BP様。年間200本ものセミナー運営についてご紹介します。
| クライアント | 株式会社日経BP |
|---|---|
| イベント | 異業種交流型・マネージャー向け研修 |
| 業界 | セミナー |
| 施設 | 御茶ノ水トライエッジカンファレンス |
|---|---|
| 来場者数 | 各回30名程度 / 年間約200回実施 |
| 準備期間 | 1年 |
担当スタッフ
2008年入社小池 陽子
育休明けの2018年より課長塾メイン担当として御茶ノ水トライエッジカンファレンスに配属。主にセミナー開催までの事前準備を担当。
2018年入社小山 沙織
新卒入社後、御茶ノ水トライエッジ配属。その半年後より、課長塾担当に。主にイベント当日のケアや、予約の管理を担当。
長年のお付き合いのあるお客様のイベントを新施設で開催
「日経ビジネス 課長塾」は、御茶ノ水トライエッジカンファレンスが開業する前からインフィールドの重要なお客様でした。そのため、トライエッジカンファレンス開業にあたっては「日経ビジネス 課長塾」の開催を意識して、備品類の必要数を会場に用意するなど、サービスが詰まった会場を作り上げました。
2週間に1度、合計6日間にわたって開催される「総合講座」を中心に、単日開催の講座も合わせて、年間で200室以上をお借りいただいています。時期によっては、セミナーが連日開催されますが、すべて内容は違うため、インフィールドの担当者は要点を把握した上で、どうサポートすべきかという視点が必要になります。
会場の担当者と、煩雑な「事務局業務」担当者の切り分けが、お互いを支え合う体制になっています
本イベントは小池が全体的な視点での業務、小山が細かい事務局作業という役割分担で進めました。2人の不在時などには宮内や武田がバックアップとしてサポート、また会場全体に関する課題は、マネージャーの浅野が引き受けました。
お客様の視点にたって悩むことが、会社のサービス向上につながる
年間に200回ものイベントがあると、お客様は日程調整で頭を悩ませます。私たちも一緒に悩むことで、主催者様の苦労を知ることができ「どうすればよいサービスを提供できるか？」を考える癖を身につけられました。また、セミナーの内容をよく知ることで、先回りして手助けすることができ、施設運営が本業ではあるけれども事務局代行業務という新しい事業の価値を強く感じることができました。
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2018年
07月主催者である日経BPのご担当者様が、講師と2019年度分のスケジュールを会場の空き状況を確認しながら、日程を調整していきます。御茶ノ水トライエッジカンファレンスで予約が取れない時には、インフィールド運営のほかの会場の空き状況も確認し、提案しています。 -
08月2019年度1年分のほとんどのスケジュールが確定します。
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2019年
01月2019年度に12回開催される、地方開催の講座のサポート業務に行くため、社内で出張に行く社員のスケジュールを調整します。出張は一部の社員の負担にならないよう全社で協力し、複数の会場のスタッフで調整します。 -
04月2019年度の講座がスタートします。開催日の約1か月前から、細かな備品の手配や講師への連絡などの準備を開始します。
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07月開催1週間前は、当日の配布資料の印刷や、必要備品の手配の完了を確認します。2日前は、最終人数を把握し、会場レイアウトの最終確認や発注しているお弁当の数量の最終調整を行います。当日は、受付業務を担当し、急遽必要になった資料や備品などがあれば、迅速に対応します。主催者と会場側が連携して、当日もスムーズな開催のためにフォローを行います。
主催者が安心して頼れる、相棒のような私たちでありたい
イベント前
日経BPのご担当者様は、年間200本以上のセミナーの他にも営業も担当しており、かなりお忙しくされています。そのため、お客様の負担にならないよう、重要な確認事項以外は弊社が適宜、運営作業を行うスタイルで進めています。自主的に、簡潔に、そして正確にセミナーの開催までの準備・運営を進めていくことで、セミナーの成功を手助けできる存在でありたいです。
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課長塾の担当となったときには、その膨大なセミナーの開催「量」に、まずはついていけるか心配でした。毎日のように、異なるセミナーが企画され、講師も違えば準備するものも違います。セミナー参加者は学ぶ目的や意欲を持って参加される方ばかりですので、準備内容には高い「質」が求められました。質を保ち、セミナーのブランド力を守ることができるよう、1つ1つ丁寧に準備することを心がけました。”
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課長塾のセミナーひとつで、約100個のチェック項目や準備物があります。それらをスタッフ全員が一目で分かるように整理された管理シートを用いて、抜け漏れがないように準備します。特に気を付けているのが、お弁当や懇親会のメニュー内容の選定です。ご参加者様や講師の先生方、主催の担当者様が「ここに来ると毎回このお弁当か…」とモチベーションが下がらないよう、慎重に選定していきます。
イベント当日
当初は準備がギリギリになったりと、上手くいかない面もありましたが、少しずつブラッシュアップし、今ではある程度の余裕を持った、質の高い運営ができています。
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初めは準備がスムーズにできずギリギリになることもありました。しかし、ダメだった点は原因を特定し、それを防ぐための案をスタッフ同士で持ち寄るなどしました。私が子育て中でしたので、遅番の人の作業が減るよう、日中にレイアウトの要点を伝えたり、配布物の見本を作ったり、情報がまとまって見やすいように、内部資料を改善するなど、工夫を重ねて運営方法をブラッシュアップしていきました。
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私は新卒入社のため、課長塾のような企業研修の「本番」に触れる機会がありませんでした。インフィールドに入社し、課長塾担当になって最初の業務が、お弁当やホットコーヒーのセッティングだったのですが、ドアの隙間から見える参加者様の真剣な表情や、休憩時のほっとした笑顔などを拝見し、この場所が「自分の弱みと向き合う」ことや「マネージャーへの成長」を促す場として活用できるのだと、不思議に思った記憶があります。
イベント終了後について
課長塾は、１つのセミナーが終わっても、すぐに次のセミナーが開催されます。そのため、回を重ねるごとにサービスの質を上げられるように細かいところにも注意して、運営をしています。
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「次回からこの講師の時には、ホワイトボードを1台足す」「この資料を次回開催時まで取っておいて」など、毎日のように開催しているからこそ、細かな要望が出てきます。細かな点でも、会場内のスタッフで共有し、確認しあうことでミスが少なくなり、主催者の手間を減らすことにつながると思うので、スタッフ間でのコミュニケーションを大切にしています。
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毎回のことですが、次の開催をより快適にご利用いただくため、どんな些細なご要望でもスタッフ同士で共有し、課長塾の運営をサポートしています。受講された方が、別の機会で当会場をご利用いただくことがありました。「実は参加者としてここへ来て、トライエッジの会場が気に入り、今度は主催者として会場を利用させていただきました！」と、お言葉をいただいた際は、何にも代えがたい喜びを得ることができました。”
お願いしていないことまで気がついてくれる、ホスピタリティの高さに感謝です！
担当の小池さんも小山さんも、いつも笑顔で接してくれるのが印象的です。スタッフの方の事務所からも楽しそうな笑い声が聞こえてきたりして、仲のよい会社だなと感じています。
私どもから、年間200本近いセミナーの運営をお願いしているので、細かな手配や管理項目がとても多いのですが、正確かつ迅速に対応してくれていて、いつも助かっています。お預けしているテキストや資料に関しても、お願いしていないのに在庫が減ると必ずリマインドをしてくれたりして、私たちはセミナーの企画や集客など本業に集中でき、とても感謝しています。
中央：株式会社日経BP 経済メディア販売部 小野寺 華子様
その他の仕事内容
