小山 沙織

入社3か月

社会人経験ゼロからのスタート。1日の大半は、簡単な事務作業を覚える時間に費やしました。この時の電話対応は、お客様のお名前を聞くので精一杯で、先輩方に取り次ぐのみ。一人大人しくパソコンのタイピング練習や、初歩的なパソコンの使い方など、教わったことを必死でメモを取り、何度も復習して過ごしました。

入社6か月

イベント当日を迎えたお客様より、機材の使用方法やケータリングの内容についてなど、イベントを進行するにあたっての些細なご相談がありました。その際は、積極的に対応するようにしてきました。自分の知識・経験不足でご案内の仕方に迷う場合は、先輩方に対応を代わっていただくことが多々ありましたが、その度にフィードバックをしていただき、1つ1つ 丁寧にご案内方法を教えてもらいました。

そんな経験を繰り返していくうちに、会場をご利用いただく流れを自分でもイメージしやすくなり、お客様よりお電話・メールにてお問い合わせいただくところから、イベント終了まで、教育担当の先輩方にサポートしてもらいながらも、案件を担当する回数を徐々に増やしていきました。

入社1年

会場をご利用いただくお客様への対応と平行して、セミナーの受付業務も新しく担当することになります。最初は緊張しましたが、学生時代のアルバイトで経験していたこともあり、すぐに慣れることができました。インフィールド会場で数回経験を重ねた後、1人で大阪や福岡へ受付業務の出張に行くようになります。

現在

セミナーや講演会・懇親会など、フロアを貸し切って行う小規模のイベントに関しては、最後まで1人で対応できるものが増えてきました。最近では、より高いホスピタリティを提供するため、「＋α」のご案内方法・業務の進め方について、都度先輩方からアドバイスをいただきつつ、また、他会場のスタッフが行っていたやり方を、こっそり真似して実践しながら日々過ごしています。

イベントの背景には、連携した証が存在します。同じ会場スタッフ同士、また時には会社全体で協力し合い、各々前職や、今まで携わってきたイベントのサポート経験を生かして、さらに質の高い成功の提供を目指します。

初めて会場を利用されたお客様より、次回の利用に向けて、「お部屋前の案内表示の工夫」や「情報のやり取りに関する事柄」など、些細な要望をいただき、それをまわりにいるスタッフと相談して策を考えます。「以前よりも快適に利用できました」とお客様よりお礼の言葉をいただいたときに、やりがいを得られます！

インフィールド会場は都内に数ヶ所あり、すべて異なるコンセプトで運営しています。会場の料金設定やご利用されるお客様のイベント内容、スタッフの対応の仕方まで、異なる面がほとんどです。他会場から移動してきたスタッフの様子を見ると、雰囲気や対応の違いに戸惑う場面が多いように感じられます。

ただ、最近では、そのような意見が社内で多数あがってきているため「部署間交流」と称し、他会場の事務所の様子や、業務の一部に触れる機会を予定しています。その機会を利用して、私も他会場のことを勉強する予定です！

代表的な1週間のスケジュール

落ち着いた1日のスケジュール例

繁忙期の1日のスケジュール例

• 宮内 恭平2016年入社

  いつも笑顔満点でお客様やスタッフに接してくれるので、小山さんがいると現場が明るくなります。業務への取り組み方も真面目で誠実なので、同じ会場の先輩として日々成長を見るのが楽しいです。数年後には素晴らしいカンファレンスコーディネーターになっているだろうと思わせてくれる期待の若手社員ですね！

• 武田 麻央2017年入社

  「素直・優しい笑顔・お客様思い」これが小山さんの三原則です！入社してからそばで成長を見てきて、この三つは今後も変わらない小山さんの強みですね。また、お客様のご要望や不安点を寄り添って対応する姿勢は、お客様のリピートに繋がっていると思います。

私が入社を希望する旨を社員の方にお伝えした際、「社会人経験ゼロ」「パソコン等の機械操作が苦手」など、自分が思っていたすべてを話し、相談にのっていただきました。その上で、会社側が思う不安点を上げていただき、双方の不安点を解決する方法の１つとして、事務所に座って1日の様子を体験する日や各会場を見学するインターンを設けていただきました。お客様への心遣いと対応が、そのままスタッフ同士にも向けられている職場です。